How-to Guide: Manuelle Dateneingabe ist frustrierend? So automatisierst du Routineaufgaben mit Make.com

1. Einleitung

1.1. Problemstellung der manuellen Dateneingabe

Die manuelle Dateneingabe ist für viele von uns ein notwendiges Übel. Es klingt zunächst vielleicht recht simpel – Informationen von einem Ort auf den anderen zu übertragen, ein paar Tabellen befüllen, Formulare eingeben – aber nach der hundertsten Wiederholung derselben Aufgabe wird es ermüdend, fehleranfällig und, seien wir ehrlich, schlichtweg langweilig. Als Wirtschaftsinformatiker kennt man die Feinheit eines gut optimierten Workflows und schätzt die Effizienz, aber diese manuelle Arbeit fühlt sich nach reiner Zeitverschwendung an, oder?

Zum Beispiel kennst du sicherlich die oft mühsamen Prozesse wie:

Daten aus einem Google Sheet zu ziehen und in dein CRM zu übertragen.
Ein Reporting-Dashboard zu aktualisieren, sobald neue Datenquellen angezapft werden.
Immer wieder E-Mails durchforsten und die relevanten Infos manuell an die richtigen Stellen verteilen.

Das alles erfordert nicht nur Zeit, sondern auch eine ununterbrochene Konzentration, um Fehler zu vermeiden. Doch genau hier lauert die Gefahr: Es ist nur eine Frage der Zeit, bis kleine Fehler in Form von Zahlendrehern oder falschen Zuordnungen auftreten.

1.2. Make.com als Automatisierungslösung

Jetzt allerdings gibt es Tools, mit deren Hilfe wir Routineaufgaben in einer Weise automatisieren können, die uns diese repetitiven Handgriffe ein für alle Mal fernhalten. Hier kommt Make.com (ehemals Integromat) ins Spiel.

Make.com ist eine Plattform, die dich dabei unterstützt, wiederkehrende Arbeitsabläufe zu automatisieren, indem sie Apps und Dienste miteinander verbinden und komplexe Prozesse automatisiert ablaufen lässt. Was mich persönlich von Anfang an begeistert hat, ist die visuelle, drag-and-drop-basierten Oberfläche. Du kannst Workflows ganz einfach ohne großen Programmieraufwand gestalten und sie in deinem beruflichen Alltag direkt erlebbar umsetzen.

Besonders beeindruckend ist die breite Integration von Software-Lösungen wie Google Sheets, Slack oder CRM-Systemen. Egal welches Tool oder welche Plattform du nutzt, die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass du Make.com dafür einsetzen kannst. Aber bevor wir tiefer in die Funktionsweise eintauchen, lass mich dir einen allgemeinen Überblick über Make.com geben.

2. Überblick über Make.com – Wie funktioniert es?

2.1. Visuelle Workflows (Szenarien in Make.com)

Das Kernstück von Make.com sind sogenannte Szenarien. Im Grunde sind das Workflows, die du einrichten kannst, um verschiedene Aufgaben oder Prozesse zu automatisieren. Stell dir vor, du hast einen virtuellen Baukasten vor dir, der aus Modulen („Apps“) und Konnektoren besteht. Diese kannst du auf einer Art digitalem Zeichenbrett miteinander verbinden, um Daten unter bestimmten Bedingungen von einem Ort zum anderen zu senden oder zu modifizieren.

Das Schöne daran ist, dass du dabei nicht programmieren musst. Die Schnittstellen sind eher visuell als technisch – perfekt für jemanden, der zwar weiß, was er erreichen will, aber nicht komplett in tiefe Code-Dimensionen eintauchen möchte.

Du stellst deine Szenarien aus kleinen Aufgaben oder Modulen zusammen, verbindest diese Module über Trigger (dazu gleich mehr), und definierst, was geschehen soll – ähnlich wie bei einem Fließband in einer Fabrik, nur dass du keine Schrauben drehst, sondern Datensätze.

2.2. Trigger und Aktionen – Die Bausteine der Automatisierung

Ein Szenario beginnt immer mit einem Trigger. Das ist, vereinfacht ausgedrückt, der Auslöser dafür, dass ein Szenario überhaupt gestartet wird. Es wäre wie der kleine Ping in deinem Kopf, wenn du eine neue E-Mail erhältst, nur dass Make.com auf einen automatisch definierten Trigger reagiert – beispielsweise „neuer Eintrag in einer Tabelle“ oder „Formular wurde gesendet“.

Sobald ein Trigger ausgelöst wurde, folgen darauf die Aktionen – das sind die konkreten Schritte, die die Automatisierung übernimmt. Zum Beispiel könnte dein Szenario die folgenden Schritte umfassen:

Ein Lead wird in Google Sheets erfasst (Trigger).
Automatisch wird dieser Lead im CRM-System als neuer Kontakt registriert (Aktion).
Eine Bestätigungsmail wird an den zuständigen Mitarbeiter geschickt (weitere Aktion).

Solche oft genutzten Trigger und Aktionen sind die Basis vieler Automatisierungen, und sie können individuell an deine Arbeitsabläufe angepasst werden.

2.3. Datenflüsse verstehen und optimieren

Das Herzstück jeder Automatisierung sind die Datenflüsse. Während du Szenarien innerhalb von Make.com erstellst, fließen Daten zwischen verschiedenen Apps, und häufig müssen diese Daten von einem Format in ein anderes umgewandelt werden.

Ein kleiner Tipp aus meiner Erfahrung: Es lohnt sich immer, den Datenfluss Stück für Stück zu betrachten, um sicherzustellen, dass alle Daten so ankommen und verarbeitet werden, wie sie sollen. Make.com bietet dir außerdem Debugging-Funktionen, damit du genau nachvollziehen kannst, wo möglicherweise ein Fehler auftritt.

3. Anwendungsbeispiele für die Automatisierung

Um die Macht der Make.com-Plattform wirklich zu verstehen, schauen wir uns einige typische Anwendungsfälle an, die du wahrscheinlich in deinem Alltag wiedererkennst.

3.1. Automatisierung der Dateneingabe zwischen Google Sheets und einem CRM

Stell dir vor, du hast ein Google Sheet, in das du neue Leads einträgst. Jedes Mal, wenn ein neues Lead hinzukommt, musst du mühsam die Informationen manuell ins CRM übertragen. Hört sich vertraut an?

Mit Make.com kannst du diesen Prozess kinderleicht automatisieren. Hier wäre ein mögliches Szenario:

Trigger: Neuer Eintrag in Google Sheets.
Aktion: Erstelle einen neuen Kontakt im CRM.
Valider Schritt: Filtere nur die relevanten Leads, beispielsweise auf Basis bestimmter Kriterien, bevor sie ins CRM wandern.

Du sparst damit nicht nur Zeit, sondern sorgst auch dafür, dass keine Leads aus Versehen verloren gehen.

3.2. Automatische Aktualisierung eines Reporting-Dashboards

Kennst du das Problem, wenn Datenquellen wie Datenbanken, Google Sheets und andere Plattformen immer auf dem neuesten Stand gehalten werden müssen, damit dein Reporting-Dashboard funktioniert? Durch die Automatisierung eines solchen Szenarios erzielst du nicht nur Genauigkeit, sondern vor allem Hausmeister-freie Tage – keine manuelle Pflege mehr!

Das Grundgerüst könnte so aussehen:

Trigger: Ein neues Daten-Update in deinen Datenquellen.
Aktion: Aktualisiere automatisch dein Reporting-Dashboard in einer Plattform wie Google Data Studio.

3.3. Automatisierter Prozess für Kundenanfragen

Du bekommst regelmäßig Kundenanfragen über ein Formular (beispielsweise Typeform), und musst diese dann in deinem CRM erfassen und an deine Kollegen weiterleiten. Das wäre der perfekte Kandidat für ein Make.com-Szenario:

Trigger: Eingang einer neuen Formularantwort.
Aktion 1: Erstelle einen neuen Kundeneintrag in deinem CRM.
Aktion 2: Benachrichtige den zuständigen Mitarbeiter via E-Mail.
Optional: Erstelle gleich eine „To Do“-Liste im Projektmanagement-Tool.

4. Wichtige Tools und Funktionen in Make.com

4.1. Filtern und Einrichten von Bedingungen

Bei vielen Automatisierungen wirst du feststellen, dass nicht jeder Dateninput dieselbe Aktion nach sich ziehen soll. Beispielsweise möchtest du nur Leads in dein CRM übertragen, die eine bestimmte Branchenzugehörigkeit haben. Hier kommen Filter und Bedingungen ins Spiel.

Du kannst dynamische Filter einrichten, die nur dann Aktionen auslösen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Das reduziert nicht nur unnötigen Datenmüll, sondern spart auch API-Aufrufe und sorgt für eine saubere Datenbank.

4.2. Mehrfache Aktionen und Parallelisierung

Manchmal möchtest du, dass mehrere Aktionen gleichzeitig ausgeführt werden, anstatt nacheinander. Ein Beispiel: Du möchtest, dass gleichzeitig eine CRM-Anlage und eine E-Mail-Benachrichtigung stattfindet. Hierfür bietet Make.com die Möglichkeit, Mehrfachaktionen und parallele Prozesse zu erstellen, um ein umso effizienteres Arbeitsumfeld zu schaffen.

4.3. Fehlersuche: Debugging und Log-Überwachung

Kein System ist perfekt – auch in der Automatisierung können Fehler auftreten. Deshalb ist es wichtig, dass du stets auf die Logging-Tools von Make.com zurückgreifst. Du kannst genau sehen, ob und wo ein Trigger oder eine Aktion fehlschlägt. Ein wenig Übung beim „Debuggen“ kann dir im Notfall viel Zeit sparen.

4.4. Erweiterte Datenmanipulation

Make.com geht über einfache Datenübertragungen hinaus. Du kannst Daten formatieren und manipulieren. Beispielsweise könntest du ein Szenario erstellen, in dem Daten aus verschiedenen Quellen werden in einem komplexeren Format zusammengeführt und dann an ein Tool weitergereicht wird.

5. Typische Herausforderungen bei der Automatisierung und wie man sie überwindet

5.1. Fehler bei der Datenübertragung

Fehler oder Duplikate bei der Übertragung sind ziemlich nervig. Die Datenvalidierung in Make.com hilft hierbei immens, indem sie sicherstellt, dass nur saubere, valide Daten durch den Filter gelangen.

5.2. API-Limits und Zeitlimits von Integrationen

API-Limits können zur Herausforderung werden, besonders bei datenintensiven Anwendungen. Achte darauf, die Limits deiner Plattformen genau zu verstehen, und optimiere die Automatisierung, indem du unnötige API-Aufrufe vermeidest.

5.3. Gewährleistung der Datensicherheit und des Datenschutzes

Schließlich ist der Datenschutz wesentlich – besonders in Zeiten der DSGVO. Make.com bietet Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Datenschutzkonformität an. Achte hier besonders auf API-Schlüssel und deren Lagerung.

6. Best Practices für die Implementierung einer erfolgreichen Automatisierung

6.1. Schrittweise Einführung und Testen kleiner Workflows

Automatisierungen solltest du schrittweise einführen. Teste kleine Szenarien, bevor du riesige Workflows implementierst und wichtige Prozesse überlässt.

6.2. Dokumentation und Nachvollziehbarkeit

Dokumentiere alles, was du tust! Nicht nur für dich selbst, sondern auch für Kollegen. Jeder Workflow und jedes Szenario sollte nachvollziehbar sein.

6.3. Vermeiden von Überautomatisierung

Überautomatisiere nicht! Nicht alles muss automatisiert werden, manchmal sind menschliche Eingriffe ganz entscheidend. Hier heißt es: Effizienz über Perfektion.

7. Fazit

7.1. Die Bedeutung der Automatisierung in datenintensiven Prozessen

Automatisierung, wenn richtig angewandt, kann dir eine Menge Zeit und frustrierende Arbeit sparen. Make.com ist eine intelligente Lösung, um Routineprozesse wegzuautomatisieren und dabei die Effizienz zu steigern.

7.2. Die Rolle manueller Überprüfungen trotz Automatisierung

Bei all dem Automatisierungshype dürfen wir aber nie vergessen, dass wir den Überblick behalten sollten. Du kennst den Spruch „Vertraue, aber überprüfe“ – das gilt auch bei automatisierten Workflows.

In diesem Sinne – viel Erfolg beim Optimieren und Automatisieren deiner Prozesse! Bleib neugierig und scheue dich nicht, neue Anwendungen und Anknüpfungspunkte für Automatisierungen zu entdecken.