How-to-Guide: Apps verbinden leicht gemacht – So integrierst du verschiedene Tools mit Make.com (ehemals Integromat), ohne Programmierkenntnisse
Automatisierung. Ein Wort, das viele erschreckt und gleichzeitig fasziniert. Die einen denken an dystopische Roboter, die uns alle arbeitslos machen werden (danke, Hollywood), die anderen sehen darin die Lösung für all die sich wiederholenden Tätigkeiten, die lange To-do-Listen füllen und kostbare Zeit fressen. Wenn du eher zu Letzteren gehörst – willkommen im Club! Heute geht es darum, wie man all diese kleinen, mühsamen Aufgaben, wie Datentransfers zwischen verschiedenen Tools, automatisieren kann, ohne auch nur eine Zeile Code zu schreiben. Das Zauberwort lautet: Make.com.
1. Einführung in Make.com
Was ist Make.com?
Make.com, ehemals Integromat, ist quasi der MacGyver unter den Automatisierungstools. Du kannst damit verschiedenste Anwendungen – von Google Sheets über Slack bis hin zu Shopify – miteinander verknüpfen, ohne selbst programmieren zu müssen. In einer Welt, in der das Datenchaos allgegenwärtig ist (du kennst das sicher: Excel-Tabellen mit verschiedenen Versionen, E-Mail-Fluten voller Benachrichtigungen…), ermöglicht Make.com Ordnung. Denk an Make.com wie einen virtuellen Assistenten, der Daten zwischen deinen Apps hin und her jongliert, und das ganz ohne Murren.
Unterschiede zu Alternativen
Jetzt fragst du vielleicht: „Halt mal! Gibt’s da nicht Alternativen wie Zapier oder Power Automate?“ Ja, die gibt es definitiv. Für einfache Workflows reicht Zapier oft völlig aus. Aber wenn du mehr Flexibilität und komplexere Verknüpfungen benötigst, wird Make.com interessant. Es bietet dir mehr Tiefe und Anpassungsoptionen, vor allem für diejenigen, die irgendwann über „Wenn dies passiert, tue das” hinauswollen. Anders ausgedrückt: Zapier ist wie ein guter Taschenrechner, Make.com geht in Richtung eines ausgewachsenen Excel mit all seinen Makros.
Für wen ist Make.com geeignet?
Ganz egal, ob du Unternehmer bist, Freelancer oder in der IT-Abteilung eines Mittelständlers arbeitest: Wenn du wiederholende Prozesse automatisieren möchtest – und das ohne mühselige Programmierarbeit – dann könnte Make.com dein neuer bester Freund werden. Auch für Nicht-Techniker ist das Tool absolut zugänglich, obwohl ein gewisses Maß an Prozessverständnis sicherlich kein Nachteil ist.
Voraussetzungen
Bevor du richtig loslegen kannst, solltest du sicherstellen, dass du Konten bei den zu verbindenden Apps und Diensten hast. Zum Beispiel ist es schwer, Google Sheets in einen Workflow einzubinden, wenn du zufällig gar kein Google-Konto besitzt. Naheliegend, oder? Außerdem hilft ein grundlegendes Verständnis dafür, wie die Verknüpfung der beiden Apps aussehen soll – etwa: „Wenn ein Kunde in meinem CRM aufgenommen wird, soll er auch in Mailchimp landen.“
2. Grundlegender Funktionsaufbau – Wie Make.com funktioniert
Szenarien und Verbindungen
Die Magie von Make.com kommt durch sogenannte „Szenarien“ zustande. Ein Szenario ist eine visuelle Darstellung eines Workflows, der bestimmte Apps und Tools miteinander verknüpft. Stell dir vor, du hast ein riesiges Whiteboard, auf dem du einen Ablauf der Ereignisse zeichnest, die du automatisieren möchtest – genauso funktioniert Make.com, nur digital. Visuelle Diagramme machen es leicht verständlich, welche Apps du verbindest und was innerhalb der Reihe von Aktionen passiert.
Ein Beispiel: Ein Szenario könnte so aufgebaut sein, dass ein neuer Lead in deinem CRM-Tool auftaucht und dieser Lead dann in Slack gepostet wird, damit dein Vertriebsteam informiert ist. Ganz simpel.
Trigger, Module und Aktionen
Trigger, Module, Aktionen. Klingt nach IT-Fachjargon, oder? Keine Sorge, das klären wir jetzt auf:
- Trigger: Ein Trigger ist der Auslöser – das Ereignis, das dein Szenario ins Rollen bringt. Beispiel: „Neue Zeile in Google Sheets.“
- Module: Das sind die kleinen Bausteine, die deine Apps miteinander verbinden. Jedes Modul repräsentiert eine spezifische Tätigkeit oder Aktion.
- Aktionen: Sobald der Trigger aktiviert wurde, folgen die Aktionen – das, was passieren soll, sobald der Auslöser eintritt. Zum Beispiel: „Schicke eine Nachricht in Slack.“
Einfache Szenarien bestehen oft aus nur wenigen Triggern, Modulen und Aktionen, während komplexe Szenarien viele Bausteine benötigen – so wie ein Dominoschloss, bei dem mit einem Stoß alle Steine perfekt umfallen sollen.
3. Erstellen des ersten Szenarios
Jetzt, wo das Grundkonzept klar ist, wird es Zeit, die ersten Schritte hin zum eigenen Szenario zu gehen. Keine Sorge, es ist gar nicht so schwer!
Das Dashboard
Sobald du dich bei Make.com anmeldest, landest du im Dashboard. Hier siehst du all deine bisherigen Szenarien und alles, was du in der Vergangenheit erstellt hast. Quasi dein Cockpit – von hier startet alles. Man könnte sagen, es ist der Steuerungsraum deines Automatisierungsraumschiffs.
Schritt 1: Trigger auswählen
Der erste Schritt beim Erstellen eines Szenarios ist die Auswahl eines Triggers. Das ist also das Ereignis, das den Workflow in Gang setzt. Wenn du, sagen wir, Google Sheets mit Slack verbinden möchtest, könnte der Trigger etwas wie „Neue Zeile in Google Sheets“ sein. Das bedeutet, sobald jemand eine neue Zeile in deinem Spreadsheet hinzufügt, wird das Make.com-Szenario gestartet – und es soll etwas in Slack passieren.
Schritt 2: Module und Apps suchen und verbinden
Nun suchst du die App, mit der du interagieren willst – in unserem Fall wäre Slack das Ziel. Make.com bietet eine große Auswahl an unterstützten Apps (darunter bekannte Tools wie Mailchimp, Trello, Gmail), aber falls deine Lieblings-App nicht dabei ist, findest du häufig auch Workarounds. Du brauchst lediglich API-Zugriff und ein bisschen Geduld.
Schritt 3: Einstellungen und Konfiguration des Moduls
Hier wird es spannend – die Konfiguration. Du legst fest, welche spezifischen Daten von der einen App zur anderen geschickt werden. Sagen wir, der Name und die E-Mail-Adresse des neuen Kontakts in deinem Google Sheet sollen an Slack übertragen werden. Diese Information muss natürlich konfiguriert und angepasst werden, damit auch alles reibungslos funktioniert.
Schritt 4: Ausführen und Testen des Szenarios
Bevor du jetzt auf „Loslegen“ klickst, wäre es ratsam, erst einmal deinen Workflow zu testen. Lass Make.com einen Testlauf durchlaufen und überprüfe, ob alles wie geplant abläuft. Manchmal schleichen sich kleinere Fehler ein, die du direkt beheben kannst, bevor Arbeitskollegen plötzlich Fehlinformationen in Slack erhalten.
4. Erweiterte Funktionalitäten für komplexere Szenarien
Sobald du den Dreh raus hast, wirst du feststellen, dass du viel mehr tun kannst, als nur einfache Verbindungen zwischen zwei Tools herzustellen.
Filtern und Bedingungen einfügen
Willst du, dass dein Szenario nur unter bestimmten Bedingungen ausgeführt wird? Zum Beispiel soll eine Aktion nur dann passieren, wenn ein bestimmter Kunde ein bestimmtes Kriterium in seinem Profil erfüllt? Dann sind Filter deine Freunde. Du kannst Bedingungen erstellen, sodass die Aktion nur stattfindet, wenn gewisse festgelegte Werte in einem Datensatz erscheinen.
Loops und Aggregationen
Wenn du mit Listen oder großen Datenbanken arbeitest, wirst du möglicherweise multiple Aktionen für jeden einzelnen Eintrag benötigen. Schleifen (Loops) erlauben es dir, Aktionen wiederholt auszuführen. Außerdem kannst du Daten aus verschiedenen Quellen aggregieren. Du könntest zum Beispiel mehrere CRM-Datenbanken miteinander kombinieren – praktisch, wenn du verschiedene Teams hast, die in unterschiedlichen Systemen arbeiten.
Error Handling und Wiederholung
Fehler passieren. Es gehört zum Leben – und zu jedem guten Automatisierungsprozess. Make.com lässt dich Fehlerbehandlungen einrichten, damit ein Szenario bei einem Problem nicht gleich komplett scheitert. Vielleicht läuft der Workflow einfach noch einmal durch, oder es wird ein Fehlerprotokoll erstellt.
5. Praktische Anwendungsfälle
Glaubst du noch nicht so recht, dass solche Automatisierungen deinem Alltag wirklich helfen könnten? Dann hier ein paar Inspirationen:
- Marketing und Vertrieb: Automatisiere dein E-Mail-Marketing, indem du neue Leads aus deinem CRM direkt mit Mailchimp synchronisierst. Deine Marketing-Abteilung wird es dir danken.
- Projektmanagement: Verbinde dein Projektmanagement-Tool (z.B. Trello) mit einem Kommunikations-Tool wie Slack, sodass jeder neue Projektstatus automatisch gepostet wird.
- Rechnungsstellung: Automatisiere Bestellverläufe, indem du Shopify-Daten in deine Buchhaltungssoftware schickst, wann immer ein Kauf abgeschlossen wurde.
- Reporting und Monitoring: Erstelle regelmäßige Berichte, indem deine CRM-Daten automatisch in Google Sheets exportiert werden – ideal für statistische Auswertungen.
6. Troubleshooting: Häufige Fehlermeldungen und deren Lösung
Verknüpfungsfehler
Manchmal kann Make.com keine Verbindung zu einer App herstellen, weil OAuth-Einstellungen fehlen oder Berechtigungen nicht korrekt gesetzt sind. Keine Panik – überprüfe einfach detailliert, ob alle Autorisierungen richtig vergeben wurden.
Datensynchronisationsfehler
Nicht jedes System kommuniziert reibungslos miteinander. Unterschiedliche Datenformate können Probleme verursachen. Achte darauf, dass die Daten richtig konvertiert werden – oft helfen kleine Anpassungen an Datenformaten, um solche Herausforderungen zu meistern.
Zeitüberschreitungen oder lange Ausführungszeiten
Falls ein Szenario ewig zu laufen scheint, könnte das mit großen Datenmengen oder falsch konfigurierten Modulen zusammenhängen. Durch die Verwendung eines detaillierteren Loggings kannst du diesen Fehlern auf die Spur kommen.
7. Tipps und Tricks zur Optimierung von Workflows
Ein guter Workflow sollte nicht nur stumpf funktionieren, sondern auch möglichst einfach und wartbar sein.
Vereinfachung komplexer Workflows
Verliere dich nicht in komplizierten Szenarien. Wenn diese zu lang und verschachtelt werden, kann es sinnvoll sein, sie in kleinere, handhabbare Teile aufzubrechen. Die Teile bleiben übersichtlich und leichter nachvollziehbar.
Vorlagen nutzen und anpassen
Warum das Rad immer wieder neu erfinden? Make.com bietet Vorlagen für häufige Anwendungsfälle. Diese Vorlagen kannst du nutzen, um dir den Einstieg zu erleichtern – und nach Bedarf anpassen.
Versionskontrolle für Szenarien
Falls du ein Szenario veränderst und es später falsch läuft, ist es wertvoll, eine Möglichkeit zur Rückverfolgung zu haben. Make.com bietet dir die Möglichkeit, Szenarien in früheren Versionen wiederherzustellen.
8. Verwaltung und Monitoring
Log-Dateien und Berichte
Du kannst Log-Dateien und Berichte nutzen, um deine Szenarien zu überwachen. Hier siehst du genau, welche Aktionen ausgeführt und welche nicht durchgeführt wurden. Ideal, um den Überblick zu behalten.
Planung und Automatisierung in Intervallen
Du kannst Szenarien so einstellen, dass sie in regelmäßigen Intervallen automatisch ausgeführt werden – etwa jede Stunde, täglich um 6 Uhr oder wöchentlich zum Start der Woche. Wann immer du willst!
9. Grenzen und Best Practices
Grenzen von Make.com im Vergleich zu maßgeschneiderten Lösungen
Make.com hat Grenzen, insbesondere in anspruchsvolleren Unternehmensumgebungen mit hochspezifischen Anforderungen. In solchen Fällen ist es nicht untypisch, dass maßgeschneiderte Entwickler-Lösungen die besten Ergebnisse liefern.
Best Practices bei der Entwicklung von Workflows
Stelle sicher, dass deine Workflows skalierbar bleiben. Wenn du bereits weißt, dass in Zukunft zusätzliche Schritte oder Apps notwendig sind, plane dafür im Voraus. Denke auch an Sicherheitsoptionen für den Fall, dass sensible Daten im Spiel sind, und zusammengefasst: keep it simple!
10. Ausblick auf neue Funktionen und Verbesserungen
Make.com steht nie still und entwickelt sich kontinuierlich weiter. Sei es durch die Integration neuer Apps, die Optimierung der Performance oder die Implementierung neuer Automatisierungsfeatures: Die Welt der Automatisierung wird in den kommenden Jahren spannender denn je. Es bleibt nur abzuwarten, wie weit diese Entwicklungen gehen – und vielleicht sind wir eines Tages nicht mehr weit von einer „vollständig autonom arbeitenden Business-Umgebung“ entfernt. Aber das ist eine Geschichte für einen anderen Tag.
Zusammenfassung:
Make.com bietet eine großartige Möglichkeit, Prozesse ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu automatisieren. Mit der richtigen Herangehensweise und ein wenig Übung kannst du deine Workflows optimieren und effizienter gestalten – egal, ob du einfache Aufgaben automatisieren oder komplexe Szenarien aufbauen möchtest.
