How to Guide – Optimieren Sie Ihr Kundenbeziehungsmanagement mit HubSpot CRM
1. Einführung in HubSpot CRM
Bevor wir tief in die Funktionsweise von HubSpot CRM eintauchen, lassen Sie uns kurz den Rahmen festlegen. Wir alle wissen, dass Kunden das Herzstück eines jeden Unternehmens sind – und ohne Menschen, die unsere Produkte lieben, bleiben wir als Unternehmen leider allein auf der Party. Genau hier kommt CRM – oder, um es auszuschreiben: Customer Relationship Management – ins Spiel.
Überblick über das CRM-Konzept
Kurz und prägnant: Ein CRM-System hilft Unternehmen, Kundenbeziehungen auf eine Weise zu verwalten, die Ihnen nicht nur das Gefühl gibt, alles im Griff zu haben, sondern tatsächlich die versprochenen Ergebnisse liefert. Weg mit den verstaubten Excel-Tabellen, und her mit einem aufgeräumten Überblick über jeden Kunden, Vertriebler und Lead, den Sie jemals berührt haben. CRM ermöglicht es Ihnen, zu dokumentieren, zu automatisieren und nahezu jeden Teil des Kundeninteraktionsprozesses zu optimieren – und das alles in einem freundlichen, digitalen Umfeld.
Die Rolle von HubSpot im CRM-Markt
Falls Sie HubSpot bisher noch nicht kennengelernt haben, ist es Zeit, einem der beliebtesten Werkzeuge für Customer Relationship Management Hallo zu sagen. Ursprünglich als Marketing-Automatisierungsplattform gestartet, hat sich HubSpot zu einem bedeutenden Anbieter im CRM-Bereich entwickelt. Die Menschen mögen es besonders, weil es so vielseitig ist: Es skaliert leicht mit Ihrem Unternehmen – vom Ein-Mann-Betrieb bis zum internationalen Großkonzern.
Ziel des Guides
Jetzt, da Sie und das CRM-Konzept auf Du und Du seid: Der Plan für diesen Guide ist es, Ihnen einige nützliche Praxisbeispiele und Anwendungsfälle zu präsentieren und Ihnen zu zeigen, wie Sie Ihr Kundenmanagement mit HubSpot wirklich auf das nächste Level bringen können – ohne dabei ins Schwitzen zu geraten.
2. Grundlagen und erste Schritte im HubSpot CRM
Es gibt kaum etwas Aufregenderes (naja, vielleicht abgesehen vom ersten eigenen Büro) als das Aufsetzen eines neuen CRM-Systems. Bevor Sie sich aber Hals über Kopf ins Vergnügen stürzen, lassen Sie uns die ersten Schritte richtig machen.
Erstellen eines neuen HubSpot-Accounts
Die Anmeldung bei HubSpot verläuft relativ reibungslos. Besuchen Sie die HubSpot-Website, legen Sie einen neuen Account an (keine Sorge, auch ein Wirtschaftsprüfer wird das ohne Hilfe hinbekommen) und verifizieren Sie Ihre E-Mail. Danach führt Sie die Plattform durch eine einfache Einrichtung, die sicherstellt, dass alle grundlegenden Einstellungen konfiguriert sind – wie etwa Ihre Firmeninformationen.
Navigationsstruktur und Benutzeroberfläche
Wenn Sie HubSpot zum ersten Mal in seiner vollen Pracht sehen, könnte es leicht sein, sich ein wenig überwältigt zu fühlen. Keine Angst – es dauert nicht lange, bis Sie sich wie zu Hause fühlen. Das Dashboard ist Ihr Hauptquartier, von wo aus Sie alles erreichen können: Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets. Jede dieser Seiten verdient ein kleines bisschen Liebe, aber übertreiben Sie es nicht gleich zu Beginn – wir haben noch viel Zeit, uns durch die Details zu arbeiten.
Import von Kundendaten
Bevor es losgeht, brauchen wir natürlich Ihre bestehenden Kundeninformationen. HubSpot erlaubt das manuelle Hinzufügen einzelner Kontakte oder Unternehmen, was nützlich ist, wenn Sie mit einem kleinen Kundenstamm oder sehr spezifischen Daten arbeiten. Aber für die meisten von uns wird das Importieren von CSV-Dateien der schnellere Weg sein. Falls Ihr Unternehmen zuvor ein anderes CRM-System verwendet hat, können Sie mit etwas technischem Know-how sogar eine API-Integration einsetzen, um Daten nahtlos zu übertragen. Falls das für Sie nach böhmischen Dörfern klingt, IT-Abteilungen sind aus gutem Grund großartig.
Benutzerverwaltung und Rollen festlegen
Es ist keine schlechte Idee, etwas Zeit in die Benutzerverwaltung zu investieren, bevor Sie das System mit Daten und Aufgaben bombardieren. Hier können Sie Benutzerkonten erstellen, Zugriffsebenen definieren und sicherstellen, dass die richtigen Personen mit den richtigen Dingen arbeiten. Vermeiden Sie es, unbeteiligten Mitarbeitern Zugang zu sensiblen Kundeninformationen zu geben – das erspart Ihnen einige unangenehme Kaffeepausengespräche.
3. Verwalten und Organisieren von Kontakten
Jetzt, da wir Ihr CRM eingerichtet und mit Daten gefüllt haben, geht es darum, diese Daten in etwas wirklich Verwertbares zu verwandeln. Es gibt einen Grund, warum wir das Kundenbeziehungsmanagement und nicht nur Kundenaufbewahrungsmanagement nennen.
Kontakte und Unternehmen anlegen und verknüpfen
Lassen Sie uns zunächst ein Missverständnis klären: In HubSpot sind Kontakte und Unternehmen zwei völlig getrennte Einheiten. Ein Kontakt ist eine Person – also Herr Mustermann aus dem Vertrieb – während ein Unternehmen rechtlich gesehen „Mustermann GmbH“ ist. Was großartig ist, ist, dass Sie Kontakte und Unternehmen verknüpfen können, um stets den Überblick zu behalten und nachzuvollziehen, wer mit wem zu tun hat.
Umgang mit Lifecycle-Phasen
Ein Esslöffel Lifecycle-Phasen gefällig? Das Konzept dieser Phasen ist einfach: Es zeigt den Status eines Kontakts in Ihrer Kundenpyramide. Ist er ein frischer Lead? Ein heißer Prospect? Oder gar ein langjähriger Kunde? HubSpot definiert diese Phasen vor, und natürlich können Sie diese nach eigenen Bedürfnissen anpassen. Lifecycle-Bewegungen sollten nicht willkürlich sein. Denken Sie strategisch: Wann ist der beste Zeitpunkt, um jemanden von „Lead“ zu „Kunde“ zu machen?
Personalisierung durch Custom Properties
Einer meiner Lieblingsaspekte von HubSpot ist, dass Sie Custom Properties hinzufügen können – Felder, die spezifisch zu Ihrer Branche oder Ihrem Geschäftsmodell passen. Arbeiten Sie zum Beispiel in der Eventbranche? Sie können eine benutzerdefinierte „Veranstaltungsteilnahme“ Property erstellen, um zu dokumentieren, welche Kunden an welchen Events teilgenommen haben.
4. Verkaufsprozesse und Pipelines verwalten
Im Geschäftsleben ist nicht alles linear, aber das Schöne an Verkaufspipelines ist, dass sie Ihnen helfen, Prozesse in schön geordnete kleine Kästchen zu stecken. Klingt das nicht nach einer der beruhigenden Aktivitäten eines sonntäglichen Frühjahrsputzes?
Überblick über Verkaufspipelines
Verkaufspipelines sind im Grunde genommen Workflows, die aufzeigen, wo sich der Kunde gerade im Verkaufsprozess befindet. Sie können Pipelines für verschiedene Produkttypen, Dienstleistungen oder Vertriebsteams anlegen und Automatisierungen einrichten, die bestimmte Aktionen auslösen, wenn ein Deal eine Stufe auf der Leiter nach oben steigt.
Deals erstellen und verwalten
Stellen wir uns vor, Ihr Kontakt Herr Mustermann bekommt einen Deal zugewiesen. Sie können seinen Deal erstellen, bewerten und ihm eine Prio zuweisen. Was großartig ist: HubSpot wird Sie täglich daran erinnern, wo der Deal steht, damit Sie nicht versehentlich einen heißen Lead im Posteingang verstauben lassen.
5. Automatisierung von Geschäftsprozessen
Wer liebt es nicht, Zeit und Mühe zu sparen? Automatisierung kann Ihr heimlicher Superheld sein – vorausgesetzt, Sie implementieren sie richtig. Aber wie bei allen Superkräften: Mit großer Macht kommt große Verantwortung.
Workflows verstehen und einrichten
Workflows sind eine der besten Möglichkeiten, HubSpot zu nutzen. Sie können wiederholbare und oft langweilige Aufgaben automatisieren – von einfachen E-Mail-Erinnerungen bis hin zu komplexen Vertriebsprozessen. Ein Beispiel: Ein Lead füllt ein Formular auf Ihrer Website aus – automatisch kann eine Reihe von E-Mails ausgelöst werden, die Ihrem Lead relevante Inhalte sendet. Lieben wir Menschen nicht alle einen schön automatisierten Prozesse?
Lead-Scoring für Priorisierung
Denken Sie an Lead-Scoring als Ihren persönlichen Ratgeber, der Ihnen sagt, welche Leads heiße Eisen sind und wo Sie vielleicht nicht so viel Energie verschwenden sollten. Sie setzen Kriterien für Punkte fest – zum Beispiel, wie oft eine Person auf Ihre Marketing-E-Mails klickt – und HubSpot zeigt Ihnen dann, wer Ihre Aufmerksamkeit am meisten verdient.
6. Effektive Kommunikation mit Kunden
Sie haben Daten, Sie haben Pipelines – jetzt steht alles bereit für einen guten, altmodischen Dialog mit Ihren Kunden. Aber keine Sorge, dieser Dialog wird durch Technologie deutlich effizienter und weniger stressig.
E-Mail-Tracking und -Protokollierung
Mit HubSpots E-Mail-Tracking-Tools können Sie genau sehen, wer Ihre E-Mail geöffnet – oder auch ignoriert – hat. Die Synchronisation erfolgt automatisch und erleichtert die Arbeit erheblich, da Sie sich weniger manuell um das Thema kümmern müssen.
Nutzung der integrierten Chat- und Anruftools
Haben Sie schon einmal die Chatfunktion auf einer Website ausprobiert, nur um zu erfahren, dass der Kundenbetreuer am anderen Ende nicht wirklich helfen konnte? Mit HubSpot können Sie personalisierte Chatbots und Live-Chats einrichten.
7. Integrieren von Marketing und Vertrieb
Jetzt kommen wir zu dem spannenden Abschnitt, wo Marketing und Vertrieb harmonisch Hand in Hand tanzen. Wenn Sie die beiden in HubSpot zusammenbringen, werden durchgängige Prozesse geschaffen.
8. Fortschrittliches Reporting und Analyse
Zahlenlümmel, aufgepasst – dieser Abschnitt ist für Sie. HubSpot bietet eine Menge an Berichten und Analysen, die Ihnen helfen, zu sehen, was in Ihrem Geschäft gerade gut – oder eben nicht so gut – läuft.
9. CRM-Erweiterungen und Integrationen
Sie sind höchstwahrscheinlich nicht nur auf HubSpot angewiesen. Glücklicherweise lässt sich das CRM mit einer Vielzahl an anderen Tools kombinieren. Denken Sie an E-Mail-Dienste, Buchhaltungstools oder Projektmanagement-Apps.
10. Best Practices für HubSpot CRM
Wie alles im Leben erfordert auch die Arbeit mit CRM-Systemen etwas Pflege und Know-how. Halten Sie Ihre Daten sauber, führen Sie neue Automatisierungen bewusst ein, und überprüfen Sie regelmäßig Ihre KPIs.
11. Zusammenfassung und Fazit
Die Optimierung Ihrer Kundenbeziehungen ist keine einmalige Aufgabe – sie ist ein kontinuierlicher Prozess. Mit HubSpot als starkem Partner an Ihrer Seite haben Sie das Potenzial, Ihre Interaktionen, Verkäufe und Kundenzufriedenheit nachhaltig zu verbessern. Mach’s sich bequem in Ihrem Nice-Guy-Kostüm – der Kunde wird es Ihnen danken!
