How-to Guide: Automatisieren Sie Ihre Marketingprozesse mit HubSpot Workflows

Einleitung

Erinnern Sie sich noch an die Zeit, als Marketingkampagnen aus Kalendern, Tabellenkalkulationen und gelegentlich endlosen E-Mail-Threads bestanden? Diese Zeiten könnten Sie im Zweifel möglicherweise schon weit hinter sich gelassen haben – und das zu Recht. Marketing hat sich in den letzten Jahren in Lichtgeschwindigkeit weiterentwickelt, und Automatisierung ist dabei für uns alle zum unverzichtbaren Werkzeug geworden.

In diesem Leitfaden tauchen wir gemeinsam in die wunderbare Welt der HubSpot Workflows ein, um genau zu verstehen, wie Sie Ihre Marketingprozesse automatisieren und dabei effizienter, konsistenter und – warum nicht – ein bisschen gelassener arbeiten können. Keine aufdringliche Werbung oder schnelles „Kauf jetzt!“, sondern pragmatische, praxisnahe Empfehlungen. Der Guide richtet sich an Marketingexperten (vielleicht so wie Sie?), die bereits über die Grundlagen von HubSpot Bescheid wissen, sich aber in Sachen Automatisierung und der optimalen Nutzung von Workflows einen Tieftauchgang wünschen.

Bevor wir jedoch in die Details einsteigen: Warum ist Automatisierung in Marketingprozessen eigentlich so entscheidend? Ganz einfach: Sie reduzieren damit repetitive Aufgaben, gewinnen mehr Zeit für kreative und strategische Arbeit und – nicht zu verachten – verbessern die Kundenerfahrung. HubSpot ist hierbei ein ideales Werkzeug, weil es eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet, auf der selbst komplexe Prozesse mit einer gewissen Leichtigkeit gesteuert werden können. Bereit? Dann los!

1. Grundlegendes Verständnis der HubSpot Workflows

Was sind Workflows?

Nehmen wir an, Sie hätten eine Armee von Assistenten: Jeder verfügt über eine perfekte Erinnerung, jeder handelt präzise, und keine Termine werden jemals verpasst. Genau das Prinzip verfolgen HubSpot Workflows – nur ohne dass Sie am Ende all diesen Assistenten Weihnachtsgeschenke kaufen müssten.

Aber in Klartext: Workflows sind automatisierte Prozesse, die auf bestimmten Auslösern basieren. Diese Auslöser („Trigger“, dazu kommen wir später) bestimmen, welche Aktionen in welcher Reihenfolge ausgeführt werden. Ein Workflow könnte zum Beispiel ein potenzieller Lead sein, der ein Kontaktformular ausfüllt, woraufhin er automatisch eine Begrüßungs-E-Mail empfängt, anschließend eine Produktvorstellung zugesandt bekommt – und all das ohne, dass Sie einmal die Maus bewegen müssen.

Anwendungsbereiche von Workflows:

Lead-Nurturing – Verwandeln Sie Leads mit gezielten, automatisierten E-Mail-Sequenzen in Kunden.
CRM-Updates – Pflegen und aktualisieren Sie Ihre Datenbanken, ohne manuell Listen durchgehen zu müssen.
Interne Aufgabenautomatisierung – Erinnern Sie das Vertriebsteam automatisch daran, sich um heiße Leads zu kümmern.

Die Vorteile? Konsistenz in der Kommunikation, Reduzierung menschlicher Fehler und letztlich Zeitersparnis für Aufgaben, die wirklich Wert schaffen.

Vorteile der Automatisierung

Stellen Sie sich vor, Ihr Marketing-Team besteht vor allem aus Überfliegern – durch Automatisierung fühlt es sich zumindest so an. HubSpot Workflows schenken Ihnen mehr Zeit für strategische Aktivitäten, denn Routineaufgaben werden zuverlässig zur Routine, aber mit weniger Aufwand.

2. Arten von Workflows in HubSpot

HubSpot Workflows kommen in mehreren Formen und Farben daher – metaphorisch gesprochen. Sie richten sich nach den Daten, mit denen Sie arbeiten. Lassen Sie uns einen kurzen Blick auf die verschiedenen Typen werfen, damit Sie Ihre Favoriten schnell identifizieren können.

Kontaktbasierte Workflows

Das Brot und Butter Ihrer Workflows. Kontaktbasierte Workflows laufen auf Grundlage der Daten ab, die Sie über jeden Lead oder Kunden sammeln – etwa, wann er zuletzt mit Ihrer Website interagiert hat, welchen Content er konsumiert oder ob er bereit ist, eine Kaufentscheidung zu treffen. Zum Beispiel: Wenn jemand Ihr Whitepaper herunterladen, können Sie automatisch eine Reihe von Follow-up-E-Mails auslösen, um das Interesse weiter zu steigern.

Geschäftsbasierte Workflows

Interessanter wird es, wenn Deals ins Spiel kommen. Geschäftsbasierte Workflows basieren auf Vertriebsprozessen – zum Beispiel gilt es, bei der Änderung des Deal-Stadiums eine bestimmte Nachricht auszulösen. Hat der Vertrieb einen Deal abgeschlossen? Wunderbar! Die nächste Aktion könnte das Setzen des Datums für die Implementierung sein.

Ticket-basierte Workflows

Ideal für Ihre Serviceteams. Diese helfen dabei, den Status von Tickets zu verfolgen und automatisch Antworten anzupassen oder Follow-ups durchzuführen.

Unternehmens-basierte Workflows

In B2B-Szenarien wird es wichtig, nicht nur auf Kontaktdaten, sondern auf Unternehmensebene zu arbeiten. Diese Workflows ermöglichen es, Daten auf Unternehmensbasis zu handhaben – was besonders dann sinnvoll ist, wenn Entscheidungsfindungsprozesse auf mehreren Ebenen ablaufen.

Weitere Workflows

Neben den „großen vier“ gibt es auch noch Workflows für interne Benachrichtigungen, Planung von Follow-ups oder Automatisierung einfacher Aufgaben. Denken Sie daran wie an die unsichtbaren Leuchtdrähte, die das tägliche Chaos im Marketing zusammenhalten.

3. Arbeitsbereich und Aufbau von Workflows

Einführung in den Workflow-Editor

Nun, wo es praktisch wird, sollten Sie sich mit der Umgebung des Workflow-Editors vertraut machen. Der Workflow-Editor ist Ihr Touchpoint für die Einrichtung und Konfiguration von Automatisierungen. Es ist ein bisschen so, als ob Sie am Schaltpult eines Raumschiffs sitzen – aber keine Angst, alles ist recht intuitiv und Sie steuern nicht in den Asteroidengürtel, sondern in Richtung effizienterer Abläufe.

Trigger (Enrollment Trigger): Dies ist der Moment, wo Ihre Workflows zum Leben erwachen. Das System „registriert“ beispielsweise, dass jemand ein Formular ausgefüllt hat.
Aktionen: Dinge, die Ihr Workflow tun kann. Senden Sie eine E-Mail, aktualisieren Sie ein Datenfeld oder verschicken Sie eine Benachrichtigung an das Team. Der Editor bietet ziemlich intuitive Icons, um all diese Aktionen zu definieren.

Ah, und eine kleine Story am Rande: Ein Kollege von mir erzählte mir einmal, wie er versehentlich alle Händler eines Distributionsnetzwerks per E-Mail benachrichtigt hatte, weil er eine Aktion in einem Workflow zweimal definiert hatte. Also – Augen auf bei der Auswahl der Aktionen! 😊

Trigger-Optionen

Workflows können durch verschiedene Trigger (auslösende Ereignisse) gestartet werden, wie zum Beispiel:
– Kontaktinteraktionen (wie das Ausfüllen eines Formulars)
– Eine bestimmte Seitenansicht
– Ein Wechsel im Deal-Stadium

Besonders nützlich ist es auch, bedingte Logik einzubauen, um sicherzustellen, dass nicht dieselben Personen ständig dieselben Nachrichten erhalten. Hier kann der „If/Then“-Zweig buchstäblich den Unterschied machen. Denkbar wäre ein einfacher If/Then-Pfad, der je nach Lead Score oder Kundeninteraktion andere E-Mails auslöst.

Aktionen im Workflow-Prozess

Sie können Ihre Workflows so anpassen, dass Sie fast alles tun – von der einfachen E-Mail-Versendung bis zum Erstellen eines CRM-Datensatzes. Freundlicher Tipp: Überlegen Sie immer zweimal, bevor Sie interne Benachrichtigungen setzen – Ihr Vertriebsteam wird Sie für gut durchdachte, relevante Infos lieben, aber irgendjemanden morgens mit 20 Workflows-Nachrichten zu bombardieren… vielleicht nicht so ideal.

4. Best Practices: Aufbau von effizienten Workflows

Das Sprichwort „Weniger ist mehr“ gilt auch hier. Denn einfach zu sagen: „Gut, ich automatisiere alles“ – das hört sich erstmal nach Freiheit an, kann aber genauso gut in einem halben Monster enden, das mehr Aufwand macht als vorher.

Segmentierung und Bedingte Logik

Erstellen Sie immer eine klare Segmentierung Ihrer Zielgruppe. Dabei sollten Sie sich fragen: Wer sind Ihre Hauptzielgruppen und welche Aktionen ergreifen diese? So vermeiden Sie, dass eine große Gruppe immer dieselben Nachrichten erhält, was schnell zur „Automatisierungs-Fatigue“ führen könnte.

Verzögerungen und Timing

Niemand mag Spam – schon gar nicht, wenn er personalisierte sein soll. Nutzen Sie Wartezeiten und Timing-Funktionen im Workflow, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten in einem vernünftigen Abstand ausgeführt werden.

Datengetriebene Optimierung

Nutzen Sie Ihre Workflow-Leistungsdaten nicht nur als „Randinfo“. Analysieren Sie regelmäßig Ihre Klick- und Öffnungsraten, um nachvollziehen zu können, was gut funktioniert und wo Optimierungsbedarf besteht.

Gestatten Sie mir ein weiteres Anekdötchen: Ein Kollege von mir ließ seinen Einkaufswagenabbrecher-Workflow laufen und wunderte sich, dass niemand auf die Mails klickte. Was war passiert? Die Mails landeten versehentlich im Spam, weil der Versand zu häufig erfolgte und der E-Mail-Betreff nicht personalisiert war. Tja, manchmal sind es die kleinen Details.

5. Beispiele für effektive Marketing-Workflows

Nun aber zu den inspirierenden Beispielen. Hier kommen einige praxiserprobte Anwendungsfälle:

Lead Nurturing Kampagne

Stellen Sie sich vor, jemand hat Ihr Whitepaper heruntergeladen. Super, aber was dann? Jetzt können Sie ihn durch Top-Angebote, Demos oder Fallstudien führen. Automatische Folge-E-Mails, je nachdem, welche Aktionen der Kontakt ausgeführt hat, stellen sicher, dass Sie den Lead Stück für Stück näher an den Kauf bringen.

Einkaufswagen-Abbrecher Workflow

Ein Klassiker: Ein potenzieller Kunde hat seinen Warenkorb gefüllt, aber den Kauf nicht abgeschlossen. Ein personalisierter, automatisierter E-Mail-Workflow kann so eingestellt werden, dass nach einigen Stunden eine Erinnerung verschickt wird, vielleicht sogar mit einem kleinen Rabattangebot. Lassen Sie den Kunden nicht einfach so entkommen!

Kundenbindung und Cross-Selling

Der wahre Clou kommt nach dem ersten Kauf: Cross-Selling- oder Up-Selling-Maßnahmen. Workflows können auf Basis der bisherigen Käufe personalisierte Empfehlungen schicken – und plötzlich haben Sie einen Wiederholungskunden generiert!

CRM-Vertriebsaktivität-Automatisierung

Ihr Vertriebsteam wird es Ihnen danken. Möglicherweise können Sie einen Workflow einrichten, der Leads anhand ihres Punktestands automatisch an die richtigen Vertriebsmitarbeiter verteilt. Oder Sie lösen eine Aufgabe für den zuständigen Verkäufer aus, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

6. Kontrolle und Überprüfung von Workflows

Es gibt nichts, was schlimmer ist, als festzustellen, dass ein Workflow schon seit Wochen nicht funktioniert hat. Sparen Sie sich den Frust und testen Sie Ihre Workflows regelmäßig.

Testen von Workflows

HubSpot bietet einige Diagnose-Tools, die Ihnen helfen können, Simulationen durchzuführen. So können Sie durchspielen, welchen Pfad ein Kontakt durchläuft, ohne dabei echte Kontakte in Mitleidenschaft zu ziehen.

Fehlerbehandlung

Trinken Sie einen Kaffee und überprüfen Sie alles gründlich. Denn fehlerhafte If/Then-Zweige oder fehlgeschlagene Synchronisationen mit dem CRM sind schnell die Ursache für ein Workflow-Chaos. Es ist wie beim Programmieren: Besser regelmäßig Fehler abschätzen und proaktiv darauf eingehen, als im Ernstfall eine ganze Pipeline manuell durchsehen zu müssen.

7. Verwaltung und Pflege bestehender Workflows

Workflows sind nicht „set and forget“. Sie erfordern eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung.

Monitoring und Optimierung

Schauen Sie regelmäßig auf Ihre KPIs. Öffnungsraten und Conversion-Daten sagen Ihnen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind. Vielleicht benötigt Ihre Kampagne einen zeitlichen Feinschliff? Oder Ihre CTA-Texte könnten effektiver sein? Nutzen Sie Ihre Erfahrung und passen Sie Ihre Workflows laufend an.

Scaling-Workflows für wachsende Datenbanken

Was tun, wenn Sie plötzlich exponentiell wachsen und Ihre Kontaktlisten boomen? Workflows müssen ebenfalls skalierbar sein. Ein häufiger Fehler ist es, ältere Workflows nicht an neue Marktverhältnisse oder ein wachsendes Kundenvolumen anzupassen. Nutzen Sie dynamische Listen und achten Sie darauf, dass alle Trigger und benutzerdefinierte Felder noch relevant sind.

Archivierung und Wiederverwendung

Hatten Sie einen brillanten Workflow für Ihre letzte Kampagne erstellt? Großartig! Aber wie oft hatten Sie diesen kopiert und modifiziert, um Zeit zu sparen? Denken Sie daran: Doppelte Arbeit macht niemand gerne.

8. Integration von HubSpot-Workflows mit anderen Tools

HubSpot Workflows funktionieren am besten, wenn sie nahtlos mit anderen Tools integriert werden.

HubSpot CRM und Sales-Funktionalität

Ein starkes CRM zu haben, ist die halbe Miete. HubSpot macht vieles richtig, indem Marketing- und Vertriebsautomatisierung problemlos Hand in Hand gehen. Leads können nicht nur klassifiziert, sondern automatisch an Vertriebsteams delegiert werden, sobald sie eine Aktion ausführen, die sie qualifiziert.

Einsatz von Drittanbieter-Integrationen

Nutzen Sie Kalenderintegrationen, E-Commerce-Schnittstellen oder sogar Meeting-Tools, um Ihren Workflow noch effizienter zu gestalten. API-Integrationen helfen hier, wenn Sie noch komplexere Prozesse abbilden möchten.

9. Langfristige Strategie mit Workflow-Automatisierungen

Automatisierung ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Sehen Sie diese Workflows als Teil eines kontinuierlichen Optimierungsprozesses.

Workflow-Optimierung als kontinuierlicher Prozess

Das Ziel ist eine ständige Verbesserung. Ihre Kunden verändern sich, und damit auch Ihre Workflows. Experimentieren Sie mit A/B-Tests oder neuen Segmentierungsansätzen.

Wie Workflows in die Gesamtstrategie der Marketingautomation passen

HubSpot-Workflows sind ein leistungsstarkes Werkzeug, aber sie sollten nie isoliert betrachtet werden. Kombinieren Sie sie mit anderen Marketingaktivitäten – wie Multichannel-Anwendungen – für eine vollständig integrierte Customer Journey. Eine gute Marketingstrategie besteht nicht aus einem einzigen Baustein; ein harmonisches Zusammenspiel mehrerer Automatisierungsebenen macht den Unterschied.

Fazit: Automatisierung als agiles Marketing-Instrument

Automatisierte Workflows sind mehr als nur eine technische Spielerei – sie verändern das Marketing nachhaltig. Sie ermöglichen es Ihnen, effizienter zu arbeiten, konsistent zu kommunizieren und dabei Ihren Kunden oder Leads eine personalisierte, hochwertige Erfahrung zu bieten.

So, nun sind Sie gerüstet, diese mächtigen Tools effizient einzusetzen. Achten Sie darauf, regelmäßig zu optimieren und den Kontext Ihrer Leads nicht aus den Augen zu verlieren. Viel Erfolg beim Automatisieren Ihrer Marketingprozesse – Ihr zukünftiges, weniger gestresstes Ich wird es Ihnen danken.