How-to-Guide: Optimieren Sie Ihr Vertriebspipeline-Management mit HubSpot

1. Einleitung

Überblick über das Vertriebspipeline-Management

Ob Sie nun in einem expansiven B2B-Unternehmen arbeiten oder in einem Boutique-Startup—die Grundlagen des Vertriebspipeline-Managements bleiben gleich: Es geht darum, den Überblick über Interessenten, Leads und potenzielle Abschlüsse zu behalten und sicherzustellen, dass kein möglicher Kunde irgendwo in der Pipeline verloren geht. Das an sich klingt simpel, ist in der Praxis aber eher ein Balanceakt. Denn eine Pipeline lässt sich schnell mit zu vielen Leads überladen, oder schlimmer noch, mit veralteten, unbrauchbaren Daten, die mit der Zeit unbemerkt „verfaulen“.

Denken Sie an die Pipeline als das Herzstück Ihres Vertriebsprozesses, dessen effektive Pflege stets im Vordergrund stehen sollte, um den Blutfluss – in diesem Fall die Leads – zu gewährleisten. Ein Automatismus darf jedoch nicht die Basis sein. Hier kommt HubSpot ins Spiel.

Warum HubSpot?

Jetzt fragen Sie sich vielleicht, warum überhaupt HubSpot? Nun, HubSpot hat so etwas wie einen „Schweizer Taschenmesser-Ansatz“ entwickelt, besonders wenn es um CRM und Vertrieb geht. Die Plattform deckt mühelos alles ab, was Sie benötigen, um Ihre Pipeline geordnet und effizient zu halten. Sie bietet umfangreiche CRM-Funktionen, benutzerdefinierte Workflows, automatische Dateneinpflege und – was vielleicht am wichtigsten ist – eine sehr intuitive Benutzeroberfläche, die Ihnen schnell das Gefühl gibt, die Zügel fest in der Hand zu halten.

Kommen wir also zum Wesentlichen: Wie können Sie HubSpot nutzen, um Ihre Vertriebspipeline effizient zu verwalten?

2. Vorbereitungen: Voraussetzungen für effektives Pipeline-Management

Bevor wir gleich in die Einrichtung bei HubSpot eintauchen, werfen Sie einen kurzen Blick auf das, was Sie vorab vorbereiten sollten. Das hilft Ihnen, potenzielle Stolpersteine aus dem Weg zu räumen.

Datenintegrität sicherstellen

Daten sind das A und O im Pipeline-Management. Ich kenne Unternehmen, die glaubten, sie könnten ihre Pipelines optimieren, ohne sich vorher genau um ihre Daten gekümmert zu haben. Das endet selten gut. Wenn Ihre Basisdaten nicht sauber sind – unvollständige, doppelte oder veraltete Einträge – dann bauen Sie ein Kartenhaus auf Sand. HubSpot ist ein mächtiges Tool, aber auch keine Magie. Es kann nur so gut sein, wie die Daten, die Sie hineingeben.

Definieren Sie klare Verkaufsphasen in Ihrer Pipeline

Die Verkaufsphasen oder „Stages“ Ihrer Pipeline sind der Schlüssel, um den Fortschritt von Leads richtig verfolgen zu können. Doch wie viele Phasen sollten es sein? Zu wenige und Sie haben nicht genug Granularität. Zu viele—nun, es gibt Unternehmen mit so vielen Stufen, dass allein das Nachsehen eines Deals einem Marathon gleicht.

In den meisten Fällen reicht eine klare, aber präzise Gliederung, z. B. Lead generiert, Interesse bekundet, Angebot gesendet, Verhandlung, Abschluss. Natürlich ist das nur ein Beispiel. Sie wissen selbst am besten, wie Ihr Verkaufsprozess funktioniert; der Clou ist, ihn möglichst einfach und linear darzustellen.

Rollen und Berechtigungen festlegen

Nicht jeder in Ihrem Team braucht denselben Zugriff. Hier wird es schnell administrativ, aber wenn Sie von Anfang an klare Rollen verteilen, verhindern Sie Missverständnisse und schmale Schultern, die unabsichtlich den Deal beschädigen. Legen Sie fest, wer was sehen und bearbeiten kann – nur weil jemand Zugang zu allen Daten haben könnte, heißt das nicht zwangsläufig, dass er oder sie diesen auch haben sollte.

3. Erste Schritte: HubSpot CRM einrichten

Sobald die Vorbereitungen getroffen wurden, kommt der spaßigere Teil: die Einrichtung Ihrer Pipeline in HubSpot. Das ist der Punkt, an dem Sie sich wirklich kreativ austoben können.

Erstellung einer neuen Pipeline

Das Setup ist in HubSpot ziemlich intuitiv gestaltet, auch wenn man sich ein wenig wie ein DJ fühlt, der an den Reglern dreht. Beginnen Sie damit, eine neue Pipeline zu erstellen:

In Ihrem HubSpot-Dashboard navigieren Sie zu Verkäufe > Deals > Pipeline erstellen. Ein Fenster wird geöffnet, in dem Sie die benutzerdefinierten Phasen und die Namen Ihrer Pipeline-Stufen eingeben können.

Konfigurieren der Verkaufsstadien

Denken Sie dabei an Ihre definierten Verkaufsphasen aus dem vorigen Schritt. Definieren Sie jedes Stadium mit dem entsprechenden Fortschritt in Prozent, der die Abschlusswahrscheinlichkeit widerspiegelt—beispielsweise „20% Wahrscheinlichkeit bei ersten Interessenbekundungen“ oder „90%, wenn sich der Lead in der Vertragsphase befindet“. Sie werden überrascht sein, wie oft seriöse Unternehmen ein 100%-Gewissheit-Stadium brauchen, nur damit dennoch der Deal in letzter Minute kippt.

Verkaufsteams organisieren

Wahrscheinlich haben Sie bereits Gedanken darüber gemacht, welche Teammitglieder welche Aufgaben übernehmen. HubSpot erlaubt es Ihnen, Verkaufsteams einzurichten und ihnen Deals direkt zuzuweisen. Innerhalb der Pipeline kann jeder Deal einem bestimmten Mitarbeiter oder einem Team zugeordnet werden, wodurch Transparenz und Verantwortlichkeit gefördert werden.

4. Vertriebspipeline-Management im Alltag

Die Pipeline zu konfigurieren ist eine Sache, aber sie täglich erfolgreich zu verwalten, ist eine andere Herausforderung. Hier einige Tipps, um HubSpot nahtlos in Ihrem Vertriebsalltag zu integrieren.

Deal-Dateneingabe und -verfolgung

Während viele Leads automatisch über Formulare oder Integrationen in HubSpot eingespeist werden, wird es immer nötig sein, einige Deal-Informationen manuell einzutragen. Achten Sie darauf, dass die Dateneinträge vollständig und konsistent sind, denn sonst sammeln sich über Wochen und Monate hinweg Lücken an, die Ihnen bei Analysen später Kopfschmerzen bereiten.

Automatisierungen (Workflows)

Das Schöne an HubSpot ist, dass es Ihnen Routinearbeiten abnehmen kann. Wenn zum Beispiel Leads immer nach zwei Wochen ein Erinnerungs-E-Mail bekommen sollen oder Deals nach einem Monat ohne Aktivitäten automatisch eskaliert werden, können Sie genau das mittels Workflow-Automatisierungen einstellen. Ein Workflow spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass Prozesse reibungsloser laufen – es ist quasi Ihr fleißiger, digitaler Assistent.

Aktivitätsverfolgung

Jede Ihrer Interaktionen (E-Mails, Anrufe, Meetings) wird in Ihrer Pipeline aufgezeichnet. HubSpot ermöglicht eine detaillierte Nachverfolgung dieser Aktivitäten, die Sie sowohl rückblickend zur Kontrolle als auch zur Steuerung künftiger Maßnahmen nutzen können. Glauben Sie mir, diese Funktion ist Gold wert, wenn Sie sich fragen, warum ein sicher geglaubter Kunde plötzlich keinen Rückruf mehr tätigt. Spoiler: Es ist oft etwas, das Sie übersehen haben.

5. Optionen zur Vertriebsanalyse und Berichterstattung

Sie haben die ersten Schritte im Pipeline-Management überwunden, aber mit der Zeit werden Sie feststellen, dass das bloße Verwalten der Pipeline nicht ausreicht. Sie müssen die Leistungsdaten genau im Auge behalten.

Analyse-Dashboards erstellen

Heutzutage ist jeder irgendwie datengetrieben, und HubSpot lässt Sie problemlos Ihre Vertriebspipeline-Daten anzeigen, analysieren und in Dashboards organisieren. Welche KPIs Sie aufnehmen sollten? Das hängt von Ihrer Strategie ab, aber übliche Verdächtige sind: Abschlussrate, durchschnittliche Verkaufszeit, Pipeline-Größe und Deals nach Phase.

Verfolgung von Deal-Wahrscheinlichkeiten und Verbindlichkeiten

HubSpot verwendet ein nützliches Prognose-Tool, das automatisch die Deal-Wahrscheinlichkeit basierend auf Verkaufsphasen berechnet. Auch wenn Vertriebsprognosen oft mit einer Prise Vorsicht zu genießen sind (wir alle hatten schon mal einen „sicheren“ Deal, der platzte), ist dies eine geniale Hilfestellung.

Erstellen und Anpassen von Reports

HubSpot bietet großartige vordefinierte Berichte, die Sie benutzen oder aber anpassen können. Denken Sie daran, dass ein Bericht nur so gut ist, wie die Fragen, die Sie ihm gestellt haben. Überlegen Sie also genau, welche Zahlen für Sie wirklich von Interesse sind – manchmal sagt die Anzahl der geführten Gespräche mehr aus als die überzogenen Umsatzziele.

6. Optimierungsmöglichkeiten für Ihre Pipeline

Automatisierungspotenziale erkennen

Manuelle Aufgaben können in vielen Unternehmen einen unnötigen Aufwand erzeugen. Mit den Automatisierungen in HubSpot können Sie herausfinden, welche Workflows am besten funktionieren. In einer sich ständig verändernden Umgebung müssen Sie regelmäßig an kleinen, aber wesentlichen Stellschrauben drehen.

Verkaufspipelines für unterschiedliche Produktlinien/Standorte aufteilen

Verkaufen Sie mehrfach unterschiedliche Produkte, an verschiedenen Standorten oder Branchen? Erwägen Sie, mehrere Pipelines für jede Verkaufseinheit zu nutzen.

7. Integrationen und erweiterte Funktionen

Bei der Optimierung Ihrer Vertriebsprozesse ist Integration der Schlüssel.